為什麼公司的檔案上要加蓋受控印章呢

1樓：松前丨緒花

受控檔案指受控制的檔案，不能隨便毀壞、丟失、外流。跟蹤檔案指按照流程，需要全程記錄有關情況的檔案。

這是一種標準性、責任制的檔案，必要修改時需要進行申請，並登記e**檔案，審核批准，同時e**也必須受控。檔案封面一般加蓋受控圖章。

受控檔案是「非受控檔案」的對稱，凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的檔案都是受控檔案，也就是說凡是存在修改和換版的檔案就是受控檔案。受控檔案主要是控制使用檔案的唯一有效版本。受控檔案可以複製閱讀參考，但複製的檔案不生效。

許多公司還將受控檔案拍成**，上傳到內部區域網，以供有需要或爭議時直接在網路上檢視，這樣可以避免原件的丟失和損壞。一般來說這些檔案是長期使用並始終處於修改和換版狀態的檔案，如：成本手冊、程式檔案、各種規章制度、定額、標準成本、預算等。

受控檔案作廢時，應從所有使用場合及時收回，以防止其誤用。

受控檔案，之所以需要「受控」，是因為其重要性，標準性和責任性。所以，需要制定相關的管理制度，並由文控部門進行管控監督，防止被非正規修改，或對檔案不重視、隨意損壞或丟失。

正是因為其具有標準性，所以如有修改版或新版本分發出去，需要**舊的檔案，以防止誤用。這也是受控檔案與其他檔案的最大區別。因此，影印版的受控檔案是不生效的，只能用於了解參考，不作為標準和責任的依據。

2樓：愛笑的剛剛好呀

1、受控檔案是「非受控檔案」的對稱。它是按照iso9001 標準4.2.3 ( 或gb/t19001及其它體系)要

求予以控制的檔案。

2、凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的檔案都是受控檔案。受控檔案主要是控制使用檔案的唯一有效版本。如:電芯工藝、裝置引數等。

3、受控檔案指按照發放範圍登記、分發，並能保證收回的檔案。受控檔案未**件管理部門批准不得複製，檔案封面一般加蓋受控印章。

4、總經理負責批准釋出質量環境管理手冊和質量環境程式檔案。

5、管理者代表負責審核質量環境管理手冊及質量環境程式檔案。

6、研發部、品質部、客服部、裝置部等部門負責組織編制電芯工藝、技術檔案和各類作業指導書，

並經管理者代表審核。

7、文控中心負責檔案格式的審核、編制《受控檔案目錄清單》，並及時更新，負責各類體系檔案

的歸口複製、發放、**、銷毀和歸檔管理。

8、各部門負責人負責屬本部門適用檔案的簽收和貫徹實施，編制本部門適用的《受控檔案目錄清單》。

3樓：亦木靜汐

加蓋受控檔案的原因：

1、法規的明確要求：新版gmp，對於批生產記錄要求是受控的。

2、檢查的要求：你怎麼保證與之前的是一致的（比如格式有變化的話例如序列串頁，可能會懷疑內容也有變化）。

3、內部質量體系的要求：要確保所有的要求都是最新的，而又不可能每一項內容每次逐個去核對，最好的辦法就是有人去控制。

4、避免被隨意替換，資料可靠性的要求。

4樓：匿名使用者

受控是指該檔案受發放部門控制，未經批准不得擅自複製，並便於收回。

受控檔案是否必須加蓋「受控檔案」印章，應視檔案的受控管理方式和檔案的實際用途而定。檔案管理部門對提供實驗室內部人員使用的實施修改受控的檔案，應加蓋「受控檔案」章，其中包括對檔案管理員本人使用的檔案。

「受控檔案」印章中，可以包括受控級別、受控編號、受控起始時間、作廢時間等專案。對實施檢索受控管理的各類記錄、檔案，如原始記錄、報告/證書副本、裝置檔案、人員技術檔案、計量標準檔案等，則應按照檔案管理辦法進行編目歸檔，不需要在每份檔案上加蓋「受控檔案」章。

擴充套件資料

外來檔案到底要不要蓋章，需要分情況來定：

情況1：如果外來檔案是受控檔案，則需要蓋受控章，比如實驗室用到的測試標準；

情況2：如果外來檔案不受控，則不需要蓋受控章，比如共青團的發的某個紅標頭檔案。

所謂受控狀態，是指乙份檔案的生命全過程，每個過程都在組織的嚴密監控之下，母檔案一旦修改，所有的子檔案都進行修改。處在這種「完全控制」狀態下的檔案，就是檔案的受控狀態。

反之，乙份檔案在存在期間的某乙個階段或幾個階段，比如或釋出、或使用、或修改、或廢止，組織無力或無法對其進行控制，處於這種「部分控制」狀態下的檔案，即為檔案的非受控狀態。

5樓：匿名使用者

主要是用於各類體系檔案的控制，如iso9000體系的要求。受控，能了解發放去向，能控制影印和外流，能在修改後針對性地換版等。