1樓:紹林科技
檔案、文件、檔案、合同、證照、辦公文件等
文件管理做些什麼工作?
2樓:娛樂大潮咖
文件管理工作主要負責文件、電子**、圖形和影象掃瞄文件的查閱、儲存、分類和檢索。
建築工程檔案管理主要負責關於建築工程的文件、電子**、圖形和影象掃瞄文件的查閱、儲存、分類和檢索。
1、工作內涵:
每個文字具有乙個類似於索引卡的記錄,記錄了諸如作者、文件描述、建立日期和使用的應用程式型別之類的資訊。這些文件一般歸檔在較便宜的磁帶上,特殊情況時則歸檔在可讀寫的光碟上。
2、文件管理的系統元素:
(1)在組織中可以建立哪些型別的文件和其他內容。
(2)對於每種型別的文件使用哪些模板。
(3)對於每種型別的文件提供哪些元資料。
(4)在文件生命週期的每個階段將文件儲存在何處。
(5)在文件生命週期的每個階段如何控制對於文件的訪問。
(6)當團隊成員一起致力於文件建立、審核、批准、釋出或處置時,如何在組織內移動文件。
(7)要將哪些策略應用於文件,以便審計與文件相關的操作,以適當方式保留或處置文件,以及保護對組織比較重要的內容。
(8)當文件在其生命週期中從乙個階段過渡到另乙個階段時,如何轉換文件。
(9)如何將文件視為企業記錄,在這種情況下,必須根據法律要求和公司準則保留文件。
3、文件管理的主要布步驟:
(1)確定文件管理角色確保您的計畫中包含組織的重要專案負責人的反饋意見,您具有適當的團隊來實現解決方案,並且您知道誰將參與文件管理過程。致得e6協同文件管理系統有關建立文件管理規劃團隊的詳細資訊,請參閱確定文件管理參與者和專案負責人。
(2)分析文件用途在確定使用文件的人員後,確定他們使用的文件型別以及使用方式。有關詳細資訊,請參閱分析文件用途。
(3)規劃文件的組織結構您可以將文件放在庫、團隊**和門戶**中。office sharepoint server 2007 提供了一系列文件組織和儲存功能,從專門的**(如記錄庫)到自由格式文件庫(用於特殊文件建立和協作)。
(4)規劃內容型別使用內容型別來組織有關文件型別的資訊,如元資料、文件模板、策略和工作流程。這是幫助您在整個組織中組織文件和實施一致性所必不可少的步驟。
(5)規劃內容控制您可以為每種內容型別和儲存位置規劃適當的控制級別。例如,對於文件庫,您可以計畫要求簽入和簽出以及使用資訊許可權管理來防止未授權分發文件。有關詳細資訊,請參閱規劃版本控制、內容審批和簽出。
(6)規劃工作流通過為組織規劃工作流,當每個參與者在文件的生命週期中進行協作時,您可以控制和跟蹤文件在團隊成員之間移動的方式。
(7)規劃策略對於每種內容型別,應規劃資訊管理策略,以保證文件獲得適當的審計、保留,或者根據組織的機構要求和法律要求處理文件。
擴充套件資料:
文件管理的特點:
1、層次展現:
層次結構的文件儲存和展現形式,使得文件更加容易查閱。
2、許可權管理:
依據層次結構文件的管理人許可權體系。通過文件目錄和文件種類管理人,使得文件的保密,許可權查閱等需求得到了滿足。
3、文件釋出:
文件內部釋出,使得文件釋出到內部的文件查閱介面。
4、匯入匯出:
文件匯入匯出,指通過選擇指定的文件將其從系統中匯出,從對應檔案中將其內容恢復到系統轉化為文件。這使得文件可以儲存為特定結構的檔案用於備份或資源共享,為文件備份、文件遷移、資料共享等提供了很好的途徑。
5、文件附件:
文件附件改變了文件僅記錄文字資訊的屬性,擴充套件為通過文件可以附加儲存檔案、影音資料等。
3樓:匿名使用者
1)熟練使用office,尤其是word和excel。
2)有一定應用文寫作基礎,例如**發文、上級發文等。
3)部分單位有oa(辦公自動化)軟體。需要掌握。
4)合同管理。包括審批等(主要是歸檔儲存)。
5)單位檔案檔案的分類、保管。(區別上一條。包括電子版和紙質)6)單位工作流程的設計和規劃。
7)會議記錄(包括會議錄音、錄影和後期整理)8)有的單位涉及部分人員考勤等職責。
4樓:響亮一夏
文件管理常見問題
文件眾多、型別各異,散落儲存在員工各個電腦上,需要查詢調閱時東奔西跑,非常不便。
員工離職或調崗後,專案的整體方案資料可能會丟失、外洩,嚴重威脅到文件安全。
員工可以不經過公司相關領導審批,將內部重要檔案外發給客戶。
數量龐大的文件資料急切需要實現組織、歸檔、分類、檢索與查閱。
採用傳統的紙質管理,不僅容易丟失,而且大量影印、列印,紙張成本很高,浪費嚴重。
紙質檔案不易儲存,重要檔案損壞後不可修復。
對於相對敏感的文件不能實現安全監控、資訊保護、資訊保安傳輸、身份識別、許可權控制等。
會博通綜合文件管理系統,文件管理解決方案
5樓:陳家閨女_小敏
常用電腦軟體:
office辦公軟體(一般用到就word和excel);
辦公管理軟體;
cad繪圖軟體;
工程資料管理軟體如:恆智天成、築業、築龍、pkpm、魯班等等。
文件管理職責:
1)實行技術負責人負責制,逐級建立、健全施工檔案管理崗位責任制,配備專職檔案管理員,負責施工資料的管理工作。
2)建設工程實行總承包的,總承包單位負責收集、彙總各分包單位形成的工程檔案,各分包單位應將本單位形成的工程檔案整理、立卷後及時移交總承包單位。
3)可以按照施工合同的約定,接受建設單位的委託進行工程檔案的組織、編制工作。
4)按要求在竣工前將施工檔案整理彙總完畢,再移交建設單位進行工程竣工驗收。
5)負責編制的施工檔案的套數不得少於地方城建檔案管理部門要求,但應有完整施工檔案移交建設單位及自行儲存,儲存期可根據工程性質以及地方城建檔案管理部門有關要求確定。
6樓:匿名使用者
如何進行檔案整理?
技能描述
檔案整理是檔案管理工作的中心環節。科學優化的檔案整理,可以促進檔案管理的各個環節良性互動和協調發展,進而能為檔案資訊資源的開發利用奠定重要基礎。
因此,檔案整理是職業經理人在檔案管理過程中必須做好的一項基礎性工作。檔案整理可以按以下步驟進行:
? 區分全案
所謂「全案」,簡言之,就是檔案的性質歸屬,性質相同的檔案隸屬於乙個「全案」。判斷檔案屬於哪個全案,關鍵在於確定檔案的形成者—立檔單位。構成全案的檔案大致可劃分為三種基本型別:
內部檔案、發文和收文。
立檔單位的內部檔案和發文(存本和原稿),其檔案作者即為檔案形成者,只要查到檔案作者,就能夠確定檔案全案。立檔單位的收文,其檔案形成者是收文的實際接受者,而非檔案作者,只需查明收文的實際接受者,就可以確定所屬全案。區分全案為檔案整理工作的系統化確立了基本的框架。
? 合理分類
由於公司檔案種類繁多,採用單一的分類方法已不能滿足檔案管理的實際需要,因而多是結合兩種以上的分類方法對不同的檔案進行多層次分類。
一般首先從部門區分開始,部門區分之後,依檔案內容,分為若干大類,再在大類中依年度及其他分類標準分為若干「子類」,**分類不夠用時還可以在**之後增設四級「細類」。
總之,檔案分類應本著一切從實際需要出發的原則確定分類的層級和標準,力求做到區分合理,層次清晰。
? 製作檔夾
同一「子類」(或「細類」)的案件一般歸於乙個檔夾,如果案件較多,乙個檔夾不夠使用,也可分為兩個或兩個以上的檔夾裝訂,並在「子類」(或「細類」)之後增設「卷次」編號。每乙個檔夾封面內首頁應設「目次表」,以方便查詢。
? 檔案的命名
每乙個檔夾內的案件稱為乙個案卷,為了明確案卷內容,方便查詢,需對每個案卷進行命名。對案卷進行命名時應遵循以下原則:
其一:準確表達案卷內容;
其二:文字簡明扼要;
其三:標題結構完整。[
7樓:匿名使用者
整理資料呀,基本的就這呀,其它的還有統計方面的資料
8樓:紹林科技
文件資料承載企業的發展記憶、經驗以及成果,一般管理只停留在個人或部門層面,這些重要的文件會因為員工離職而丟失,因為時間推移而失去記憶,也會因為使用不規範而出現遺失、損壞,更有被惡意擴散導致形成損失的可能。
企業普遍會把文件管理理解成檔案的備份和儲存,變成了乙個額外的工作,且不說員工會牴觸,也沒有考慮到如何將文件管理與日常業務中的問題相結合,往往難以達到理想的效果。
文件管理在企業管理中的重要作用有哪些
9樓:默守安然
通過文件管理可以支援多條件搜尋(廣州天翎的km系統就是這樣)如關鍵字搜尋、模糊搜尋、分詞搜尋、時間、檔案格式、標籤方式等進行全文檢索;並支援對 word/pdf、excel、tif 等格式檔案的內容進行檢索,開發運維效率高、成本低,系統安全性
10樓:這個暱稱挺可愛
企業通過文件管理工具,可使原先繁瑣且費時的文件管理任務變得簡單有趣,讓企業員工充分有效地利用企業內部文件的價值,從而促進企業的文件管理走向系統化、科學化、規範化,提公升企業綜合競爭力。比如雲脈紙質文件管理系統,是一款基於ocr、影象處理及秒級全文檢索等技術的企業級資料管理工具,支援將紙質文件資料電子化、靈活呼叫、智慧型分類、智慧型檢索等,助力企業搭建起乙個統一的一站式紙質文件管理平台,以確保文件資料實現永久儲存,隨時隨地呼叫......
11樓:響亮一夏
企業文件
管理常見問題:
文件眾多、型別各異,散落儲存在員工各個電腦上,需要查詢調閱時東奔西跑,非常不便。
員工離職或調崗後,專案的整體方案資料可能會丟失、外洩,嚴重威脅到文件安全。
員工可以不經過公司相關領導審批,將內部重要檔案外發給客戶。
數量龐大的文件資料急切需要實現組織、歸檔、分類、檢索與查閱。
採用傳統的紙質管理,不僅容易丟失,而且大量影印、列印,紙張成本很高,浪費嚴重。
紙質檔案不易儲存,重要檔案損壞後不可修復。
對於相對敏感的文件不能實現安全監控、資訊保護、資訊保安傳輸、身份識別、許可權控制等。
會博通綜合知識管理系統認為:
文件資料承載企業的發展記憶、經驗以及成果,一般管理只停留在個人或部門層面,這些重要的文件會因為員工離職而丟失,因為時間推移而失去記憶,也會因為使用不規範而出現遺失、損壞,更有被惡意擴散導致形成損失的可能。
企業普遍會把文件管理理解成檔案的備份和儲存,變成了乙個額外的工作,且不說員工會牴觸,也沒有考慮到如何將文件管理與日常業務中的問題相結合,往往難以達到理想的效果。
企業管理的主要內容是什麼，企業管理的主要內容是什麼
內容來自使用者 平安 企業的特徵 企業是從事商品的生產 流通 服務等經濟活動，在市場經濟中自主經營 自負盈虧 依法設立的經濟組織。其特徵主要有 1 企業是經濟組織。2 企業是經濟法人。3 企業以市場為導向。4 企業是現代社會經濟的基本單位。5.道德與責任至上。企業的功能 1 推動了技術進步。2 滿足...
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稅務管理的內容包含哪些，稅務管理的內容主要包括？
稅務管理主要包括四大塊內容，1.稅務登記管理 2.賬簿 憑證管理 3.發票管理 4.納稅申報 稅務管理的內容主要包括？中華人民共和國稅收徵收管理法規定稅務管理主要包括四方面的內容。1 稅務登記管理 2 賬簿 憑證管理 4 納稅申報管理 稅務局管的很多，稅款徵收屬於徵收管理方面的。稅務管理的主要內容包...