處理辦公信函的方法有哪些

2021-03-04 08:48:42 字數 5609 閱讀 6045

1樓:北京理工大學出版社

信函也就是平時所說的公函,是為開展各項辦公而用的,因此又稱之為辦公信函。它在現代社會的運用極為廣泛,尤其是隨著社交生活、經濟生活的長足發展,各類辦公用函已經成為郵政信函的乙個重要的部分。

辦公信函因辦公的不同而有許多種,一般來說,各種信函都有自己的獨特之處。但是,這些信函也有許多共同之處,其中最大的特色是「公」,無論是抬頭、結尾,還是正文的用詞,都顯示著與私人信函的不同。

辦公信函的內容完全取決於辦公的性質,比起私人信函來,它們內容上的共同要求是清楚明白、簡明扼要。提筆寫信以前,最好能認真仔細地考慮一下,想清楚要說什麼和怎麼說,然後禮貌而又開門見山地寫出來,當談完自己要談的事情時即刻收筆。結尾也不宜閒言碎語拖拖沓沓。

為把握起見,這種信函最好先擬一草稿,反覆修改再謄清或列印。在這樣的信函中出現錯字病句,都有損於自身形象。

辦公信函的抬頭應鄭重,私人信函中過分親熱的稱呼在這裡是不適用的。對於相對熟識的人,你可以稱「某先生」或「某女士」,對於一般熟識的則可以稱其職務。這裡的「熟識」可以是僅只通訊聯絡而從未謀面的情形。

西方此類信函在上述稱謂的前邊加「親愛的」,而我國習慣加「尊敬的」一類。如果想建立持續的辦公聯絡,甚而發展到私人關係,可以改變稱呼而試探對方的意向。比如,我國中式的,可以直接改稱「某兄」,或省去姓寫「某先生」。

如果對方的回信也如此稱呼你,說明他認可了這種關係,如若不然最好還是沿用原來的稱呼。

辦公信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的,此時的稱呼可以有以下情形:只稱其為「先生」或「女士」(或小姐),且在前邊加上「尊敬的」一類字眼;以職務相稱,如「經理先生」、「編輯女士」、「服務員小姐」一類。結尾的落款要求和抬頭相對應,抬頭是哪種關係程度的稱呼,落款也應是相應的程度,比如稱呼是連姓帶名的「某先生」,落款就是連姓帶名的「鬃」;稱呼是不帶姓的「某先生」,落款就不帶姓。

大企業、大單位的辦公用函往往是列印的,但落款處還要有親筆的簽名。

一般的企事業單位都有自己的專用信箋和信封。對於高規格的辦公活動來說,對此二項也有比較嚴格的要求。一般來說,信箋、信封都應有單位的名稱、徽誌以及位址、**,樣式上應穩重而具有吸引力,質地上盡可能優良,印刷上盡可能優美,藉以表明單位的實力和形象。

書信形式是什麼

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原發布者:佳節西西

書信的格式xx:你好!□□*********,******xx。*********,******xx。□□*********xx。□□此致敬禮!□□……

□□□***□□……□□年月日備註:□為空格,□□為空兩格,□□……□□為右對齊書信格式主要包括五個部分:稱呼、正文、結尾、署名和日期。

1.稱呼也稱「起首語」,是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起,後加「:」,冒號後不再寫字。

稱呼和署名要對應,明確自己和收信人的關係。2.正文正文通常以問候語開頭。問候是對收信人的一種禮節,問候語最常見的是「您好!

」「近好!」依時令節氣不同,也常有所變化,如「新年好!」「春節愉快!

」問候語寫在稱呼下一行,前面空兩格,常自成一段。問候語之後,常有幾句啟始語。如「久未見面,別來無恙。

」「近來一切可好?」「久未通訊,甚念!」之類。

問候語要注意簡潔、得體。3.結尾的習慣寫法有兩種:(1)在正文寫完之後,緊接著寫「此致」,轉一行頂格或空兩格寫「敬禮」。

(2)不寫「此致」,只是另起一行空兩格寫「敬禮」、「安好」、「健康」、「平安」等詞,一定要另起一行空兩格,不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫「祝你」、「敬祝」,再空兩格寫上「安好」、「健康」等。4.署名和日期在書信最後一行,署上寫信人的姓名。

署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友,可加上自己的稱呼,如兒、弟、兄、侄等,後邊寫名字,不必

3樓:愛做作業的學生

1、開頭稱呼:頂格,有的還可以加上一定的限定、修飾詞,如親愛的等。

2、問候語:如寫「你好」、「近來身體是否安康」等,可以接正文。(不過很少。)

3、正文:這是信的主體,可以分為若干段來書寫。

4、祝頌語:以最一般的「此致」、「敬禮」為例。「此致」可以有兩種正確的位置來進行書寫,一是緊接著主體正文之後,不另起段,不加標點;二是在正文之下另起一行空兩格書寫。

「敬禮」寫在「此致」的下一行,頂格書寫。後應該加上乙個驚嘆號,以表示祝頌的誠意和強度。

擴充套件資料

開頭稱呼

1、給長輩的信

若是近親,就只寫稱謂,不寫名字,如「爸」、「媽」、「哥」、「嫂」等;親戚關係的,就寫關係的稱謂,如「姨媽」、「姑媽」等。對非近親的長輩,可在稱謂前加名或姓,如「趙阿姨」、「黃叔叔」等。

2、給平輩的信

夫妻或戀愛關係,可直接用對方名字,愛稱加修飾語或直接用修飾語,如「麗」、「敏華」、「親愛的」等;同學、同鄉、同事、朋友的信,可直接用名字、暱稱或加上「同學」、「同志」,如「瑞生」、「老紀」、「小鄒」、「三毛」等。

3、給晚輩的信

一般直接寫名字,如「樂毅」、「君平」、「阿明」等;也可在名字後加上輩分稱謂,如「李花侄女」等;亦可直接用稱謂作稱呼,如「孫女」、「兒子」等。

4、給師長的信

通常只寫其姓或其名,再加「老師」二字,如「段老師」、「周師傅」、「巨集海老師」等。對於十分熟悉的師長,也可單稱「老師」、 「師傅」。假如連名帶姓,在信首直稱「孫松平老師」、「王達夫師傅」,就顯得不大自然且欠恭敬。

對於學有專長、德高望重的師長,往往在姓後加一「老」字,以示尊重,如「戴老」、「周老」,亦可在姓名後加「先生」二字。為鄭重起見,也有以職務相稱的,如「董教授」、「陳大夫」、「佟工程師」等。

4樓:匿名使用者

(「_」表示空格)

敬愛的××(或親愛的等):

__您好!

__(正文)

__此致

敬禮!———————————————————————(單位、學校等)_______________________(姓名)_______________________(日期又及:(注:

手寫書信,在寫完以上內容後又想起有內容要寫時用)__(內容)

5樓:大灰狼的窩

書信:是人們日常生活、工作中不可缺少的交際、交流思想的工具。有

6樓:匿名使用者

例文:(「_」表示空格)

敬愛的xx(或親愛的,等):

__您好!

__(正文)

———————————————————————

——此致

敬禮!———————————————————————(學校)

———————————————————————(班級)

_______________________(姓名)

_______________________(日期

又及:(注:手寫書信,在寫完以上內容後又想起有內容要寫時用)

__(內容)

1.書信格式

2.收信人的輩分和寫信的口氣

3.寫信字型(整潔乾淨,大方美觀)

4.落款位置和日期

5.寫信目的和立場

6.寫信用紙(email則可適當選擇信紙背景以烘托主題)

7.信件封面格式和收信人尊稱

書信寫作格式

書信歷史悠久,其格式也幾經變化。今天,按通行的習慣,書信格式主要包括五個部分:稱呼、正文、結尾、署名和日期。

1.稱呼

也稱「起首語」,是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起,後加「:」,冒號後不再寫字。

稱呼和署名要對應,明確自己和收信人的關係。(具體可參見第四編《應酬稱謂》)稱呼可用姓名、稱謂,還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裡簡要說明幾條細則:

(1)給長輩的信。若是近親,就只寫稱謂,不寫名字,如「爸」、「媽」、「哥」、「嫂」等;親戚關係的,就寫關係的稱謂,如「姨媽」、「姑媽」等。對非近親的長輩,可在稱謂前加名或姓,如「趙阿姨」、「黃叔叔」等。

(2)給平輩的信。夫妻或戀愛關係,可直接用對方名字,愛稱加修飾語或直接用修飾語,如「麗」、「敏華」、「親愛的」等;同學、同鄉、同事、朋友的信,可直接用名字、暱稱或加上「同學」、「同志」,如「瑞生」、「老紀」、「小鄒」、「三毛」等。

(3)給晚輩的信。一般直接寫名字,如「樂毅」、「君平」、「阿明」等;也可在名字後加上輩分稱謂,如「李花侄女」等;亦可直接用稱謂作稱呼,如「孫女」、「兒子」等。

(4)給師長的信,通常只寫其性或其名,再加「老師」二字,如「段老師」、「周師傅」、「巨集海老師」等。對於十分熟悉的師長,也可單稱「老師」、 「師傅」。假如連名帶姓,在信首直稱「孫松平老師」、「王達夫師傅」,就顯得不大自然且欠恭敬。

對於學有專長、德高望重的師長,往往在姓後加一「老」字,以示尊重,如「戴老」、「周老」,亦可在姓名後加「先生」二字。為鄭重起見,也有以職務相稱的,如「董教授」、「陳大夫」、「佟工程師」等。

(5)給乙個單位或幾個人的信,又不指定姓名的,可寫「同志們」、「諸位先生」、「xx等同志」等。給機關團體的信,可直接寫機關團體名稱。如 「xx委員會」、「xx公司」。

致機關團體領導人的信,可直接用姓名,加上「同志」、「先生」或職務作稱呼,亦可直接在機關團體稱呼之後加上「領導同志」、「負責同志」、「總經理」、「廠長」等。

如果信是同時寫給兩個人的,兩個稱呼應上下併排在一起,也可一前一後,尊長者在前。

上述五種場合,有時還可按特殊物件,視情況加上「尊敬的」、「敬愛的」、「親愛的」等形容詞,以表示敬重或親密之情。當然,這要用得適宜,如對好友稱「尊敬的」,反而顯得見外,對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼「親愛的」,那就有失檢點了。

2.正文

正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為,也是對收信人的一種禮節,體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是「您好!

」「近好!」依時令節氣不同,也常有所變化,如「新年好!」「春節愉快!

」問候語寫在稱呼下一行,前面空兩格,常自成一段。

問候語之後,常有幾句啟始語。如「久未見面,別來無恙。」「近來一切可好?」「久未通訊,甚念!」之類。問候語要注意簡潔、得體。

接下來便是正文的主要部分——主體文,即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁,也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分,動筆之前,就應該成竹在胸,明白寫信的主旨,做到有條有理、層次分明。

若是信中同時要談幾件事,更要注意主次分明,有頭有尾,詳略得當,最好是一件事一段落,不要混為一談。

3.結尾

正文寫完後,都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話,作為書信的結尾。習慣上,它被稱做祝頌語或致敬語,這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞,不要亂用。

(可參見下節《常用書信用語》的「祝頌語」。)

結尾的習慣寫法有兩種:

(1)在正文寫完之後,空兩格寫「此致」,轉一行頂格兩格寫「敬禮」。

(2)不寫「此致」,只是另起一行空兩格寫「敬禮」、「安好」、「健康」、「平安」等詞,一定要另起一行空兩格,不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫「祝你」、「敬祝」,再空兩格寫上「安好」、「健康」等。

4.署名和日期

在書信最後一行,署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友,可加上自己的稱呼,如兒、弟、兄、侄等,後邊寫名字,不必寫姓。

如果是寫給組織的信,一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後,有時還視情加上「恭呈」、「謹上」等,以示尊敬。上述自稱,都要和信首的稱謂相互吻合。

日期一項,用以註明寫完信的時間,寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點,尤其是在旅途中寫的信,更應如此。

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